• 中國國際貿易促進委員會

    提升合規效率 把握貿易新方向

    如今國內外法律越來越健全,對企業的合規意識要求也越來越高。“企業需要在合規方面投入更多以滿足國內的監管要求。”在日前舉辦的國際法務大會上,歐文斯科寧公司亞太區法律和政府事務副總裁鄔琳玲表示,學會提升合規效率是每個出海企業的必修課。

    “如何有效管理項目公司的風險是企業合規的重要任務之一。在規范化上,集團可以通過制定不同的標準指引,確保項目公司在執行層面上有據可依。同時,也可借助科技的力量,通過工具來執行流程,比如法務管理系統、風險雷達等等,不僅減少了管理上的人力成本,還能提高管理效率。”協鑫(集團)控股有限公司首席法律顧問吳思軍介紹說,協鑫集團法務部門以往每年年底會做內部大檢查,檢查規章制度的執行情況、合同管理情況是否合規,所以年底時法務團隊特別忙碌。在引進了法務管理系統后,所有合同都必須經過系統才可以獲得相應的編號并進入審批流程,方便查找,這大大減少了人力成本,同時還能積累大數據便于后續的分析工作,并作為合規培訓素材的線上分享平臺。除此之外,企業還通過資源計劃(ERP)系統來管理招投標和采購等。

    鄔琳玲表示,歐文斯科寧公司在采購外部產品和滿足內部需求方面都開發了相應的合規工具。此外,還會用到一些與業務風險相關的工具,比如World-Check。

    “對醫療健康企業而言,核查活動和費用的真實性是合規的一項重要日常工作。”雅培公司大中華區法律總顧問邵明表示,以舉辦相關會議支出為例,以往常規做法是公司安排一名合規人員到會議現場臨檢,去核實活動的真實性和具體情況。近段時間,企業會通過一些電子和網絡工具,配合系統和平臺,由員工完成相關操作后(如參加活動時候,可以通過移動端打卡定位、拍攝活動照片),來證實活動真實性和細節內容。

    匯業律師事務所高級合伙人郭青紅認為,與歐美跨國企業合規管理垂直匯報的方式不同,我國大企業的合規管理宜采取雙線匯報制度,在集團合規委員會的統籌領導下,確定子公司年度合規管理計劃、年度合規報告、重大合規風險報備機制,既方便集團總部合規管理牽頭部門對子公司合規管理提供指導,也有利于高效掌握子公司的合規狀況。

    “企業應加強合規考核評價,強化合規管理信息化建設,建立專業化、高素質的合規管理隊伍,重視合規培訓,培育合規文化,建立合規報告制度,為合規管理體系的有效運行提供機能保障與支持。同時,企業可使用信息化手段優化管理流程,記錄和保存相關信息,運用大數據等信息工具開展實時在線監控和風險分析,實現信息集成與共享。”一名德勤中國市場分析師告訴本報記者,除上述信息工具外,制度化、常態化的培訓機制也可利用信息化手段達成,尤其是海外業務豐富、分支機構復雜、管理團隊多樣的中央企業,利用在線培訓系統/平臺能夠實現培訓內容統一、培訓參與度可跟蹤、培訓效果可考核、培訓成本較低的目標。

    南開大學中國公司治理研究院院長李維安提醒企業,在提升合規效率的同時,應采用系統性方法評估合規制定執行的有效性。

    “有效性的定期評估是確保合規制度完整和成功的關鍵。企業合規評價機制可以采取多種形式,包括監測、審計、自我評估、獨立評估和其他制度。”李維安認為,企業董事會應了解一些與合規制度有效性相關的指標,而不僅僅限于對于合規活動的計量。與風險評估及業務范圍相聯系的指標包括:頒布或修訂政策的數量;通過反海外腐敗法預審程序已經被獲準接受或者拒絕往來的第三方機構數量;來自管理層的合規信息,如針對合規問題召開的員工會議或大會的數量;審計建議的執行跟蹤;紀檢工作的統計;員工投訴和提出的合規問題;與合規相關的培訓數量。

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